Hvordan jobber de?

Trygve Bjerke og Bente Steinbakke.

Alt av systemer skal samsnakke og fungere 1. januar 2020. Vi tok en prat med prosjektlederne for innføring av Visma.

Prosjektet ledes av Trygve Bjerke  i Hedmark (prosjektleder) og Bente Steinbakke i Oppland (ass. prosjektleder) . Vi tok en prat med de under en kartleggingsdag på Hamar.

– Nå er vi i kartleggingsfasen der vi ser på grunndata, arbeidsprosesser og rutiner, sier Bjerke.

Denne kartleggingen er en mer detaljert systemkartlegging enn kartleggingen av systemer og oppgaver som ble gjort avdelingsvis i fase 1 av sammenslåingen.

Bistandsavtale med Visma

I prosessen med innføring av Visma er det inngått en bistandsavtale med leverandøren.

– De har satt av en egen prosjektleder og flere konsulenter som jobber for å bistå oss. Vi er i tett dialog med dem hele veien, sier Steinbakke.

Bjerke sier at leverandøren skal gjøre mye av den tekniske jobben. Visma hjelper til med kartlegging, systemplanlegging, installasjon, bygging av grunndata, konvertering og testing. I tillegg gir de råd om beste praksis i forhold til arbeidsprosesser og rutiner.

– Samtidig som vi jobber med bygging av løsningen, ser vi på muligheter for å digitalisere og forenkle arbeidsprosesser og rutiner.

Samme system i begge fylkeskommunene

Både Hedmark og Oppland bruker Visma i dag. Det har forenklet prosessen.

– Vi har et bedre grunnlag siden begge har Visma fra før. Jobben er likevel veldig omfattende. Det er mye som skal gjøres og kartleggingen har vist at vi hverken har identisk systemportefølje eller bruker systemet helt likt. Men, hadde den ene hatt en annen løsning enn den andre, ville det vært enda mer komplisert, sier Bjerke.

Framdriftsplan

I samarbeidet med Visma har prosjektgruppa forpliktet seg til en framdriftsplan.

– Vi skal være ferdig med kartleggingen 31. oktober 2018. Videre skal vi være enig om hvordan systemet med tilhørende grunndata skal bygges opp, og denne jobben skal være ferdig 31. desember 2018. Deretter skal Visma etter nyttår installere og bygge selve løsningen. Her får vi mye å gjøre frem til jul i forkant av systembyggingen, sier Bjerke.

I april skal den overordnede delen av kontoplanen for Innlandet fylkeskommune være lagt inn, og i løpet av august skal systemet være bygget.

– I september starter konverteringen av data fra de gamle løsningene og inn i den nye. Dette gjelder for eksempel ansattinformasjon, hvor du jobber, hvilken stilling du har osv., sier Bjerke videre.

I november 2019 skal integrasjoner mot andre systemer ferdigstilles og det skal kjøres testlønn. 1. januar 2020 switcher en over til nytt system. I en periode vil det være tre systemer, ett i Oppland, ett i Hedmark og ett for Innlandet.

Gode tilbakemeldinger

Steinbakke forteller at de har fått gode tilbakemeldinger fra prosjektledelsen i Visma på det arbeidet de gjør.

– Vi har fått inn folk med rett kompetanse og har de gode diskusjonene. Vi føler vi har blitt godt kjent.

– Dette er et prosjekt med god progresjon. Vi kommer i mål, avslutter Bjerke.