Hva er virksomhetsarkitektur?

Arkitekturprinsippene er godkjent og det handler om langt mer enn informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT).  Det handler like fullt om organisasjonsutvikling.

Ledergruppa har godkjent syv arkitekturprinsipper for Innlandet fylkeskommune. Disse er Helhetlig tilnærming, Prosessorientering, Samhandlingsevne, Informasjonssikkerhet, Tilgjengelighet, Brukskvalitet og Endringsevne.

– Virksomhetsarkitektur handler blant annet om å kunne løfte blikket, vurdere omgivelsene og se etter løsninger i en større sammenheng, sier prosjektleder Kasper Hansen.

Virksomhetsarkitektur er en tilnærming som i dag benyttes av mange større organisasjoner i både privat og offentlig sektor. Tilnærmingen skal bidra til å ivareta helheten i utvikling ved å se de ulike faktorene i organisasjonen i sammenheng:

Mer enn strøm på papir

Selv om virksomhetsarkitektur er mye mer enn IKT, er det vanskelig å snakke om virksomhetsarkitektur uten å snakke om digitalisering.

– Skal man imidlertid oppnå gevinster er det ikke nok å innføre nye teknologiske løsninger og fortsette å arbeide som før. Det krever at vi forbedrer måten vi jobber på gjennom å utnytte potensialet som ligger i ny teknologi fullt ut, for eksempel ved å forbedre informasjonsflyten og gjenbruke data. Videre må fylkeskommunen ha «orden i eget hus», sier Magnus Rognstad Neby, som jobber med digitalisering i Hedmark.

Med orden i eget hus, mener han at vi må ha oversikt over hvilke data og informasjon vi håndterer, hva dataene betyr, hva de brukes til, hvilke prosesser de inngår i, og hvem som kan bruke dem (informasjonsforvaltning).

– Dette innebærer også å ta stilling til hvilke data som kan gjøres tilgjengelig for gjenbruk i offentlig sektor, og videre for bruk i privat sektor.

Neby viser til et eksempel i bruk av PDF.

– Digitalisering er et virkemiddel for å skape verdi, og handler derfor om langt mer enn å putte strøm på papir.

Sikre sammenheng mellom strategi, arbeidsprosesser og teknologi

Hovedformålet med virksomhetsarkitekturen er å sikre god sammenheng mellom virksomhetens mål, strategi, arbeidsprosesser, applikasjoner og teknologi, for eksempel ved at det etableres informasjonssystemer som snakker sammen. Dette gjør at arkitekturen danner premisser for leverandører av digitale tjenester til Innlandet fylket, påpeker Hansen.

– Da kommer vi automatisk innom teknologi. Det handler om å etablere systemer som snakker sammen. Det er viktig å ha designregler og prinsipper for løsningene vi velger. Her er det viktig å påpeke at prinsippene skal være førende for valg av design, løsningene velges deretter, sier Neby.

– Alle ønsker at fylkeskommunens tjenester skal være brukervennlige og at vi skal ta i bruk ny teknologi. Da er spørsmålet hvordan gjør vi det. Det kan godt være at vi trenger å gjøre noe med kulturen, ikke nødvendigvis teknologien, legger han til.

Neste trinn i digitalisering

Neby ser for seg hvordan løsningene blir i framtida og gir et eksempel på de mulighetene som ligger der framme.

– Da sitter for eksempel fylkeskommunen og har oversikt over hvor gamle folk er fordi våre data er koblet opp mot Folkeregisteret. Når tiden nærmer seg for å søke videregående opplæring vil vedkommende automatisk bli overført gjeldende søknadsprosess og motta relevant informasjon spisset den enkelte. Dette er på en måte neste trinn i digitaliseringen der fylkeskommunen kan være pådriver og agere i forkant av brukeren, sier Neby.

Hansen legger til at vi befinner oss i en digital revolusjon.

– Vi må benytte teknologi som er brukervennlig og enkel slik at alle kan være med på den digitale reisen. Vi må gjøre dette innenfor alle områder. Innlandet skal bli en framtidsretta, moderne og fleksibel organisasjon. Sammenslåingen skal styrke fylkeskommunenes rolle som regional samfunnsutvikler og føre til effektiviseringsgevinster og stordriftsfordeler, sier han.

Digitalisering vil være et viktig virkemiddel i arbeid med å oppnå slike gevinster. Målrettet bruk av informasjonsteknologi vil bidra til:

  • en enklere hverdag for innbyggere, næringsliv, frivillig sektor og ansatte.
  • en mer brukerrettet og effektiv fylkeskommune.
  • økt verdiskaping og deltakelse.

– Sammenslåingen er en unik mulighet til å sette alt dette ut i livet. Det hele handler om organisasjonsutvikling, avslutter han.