ERP-løsning/Visma

Arbeidet med innføring av felles ERP-løsning (Visma) er godt i gang. Både Hedmark og Oppland fylkeskommuner bruker samme system i dag, noe som forenkler prosessen. Prosjektet består av fasene kartlegging, systemplanlegging, installasjon, systembygging, konvertering og driftssetting. I prosessen med innføring av Visma er det inngått en bistandsavtale med leverandøren, der Visma skal bidra med faglig og teknisk bistand gjennom alle fasene av innføringen.  I tillegg gir de råd om beste praksis i forhold til arbeidsprosesser og rutiner.

Informasjon om Visma Økonomi og ny kontoplan

Informasjon om Visma Økonomi inneholder overordnet informasjon om kontostrengen og litt om hvordan den enkelte kontodimensjon skal brukes. Det gis informasjon om bankkontonummer, bilagstyper, mva-satser, fakturaadresse mv.

Kontoplanboka 2020 for Innlandet fylkeskommune er 1. versjon av dokumentet, og skal være et hjelpemiddel for å komme i gang med konteringer.  Pr. i dag er det flere uavklarte forhold rundt organisering av oppgaver og alle rutiner er heller ikke bestemt. Når ny organisasjon er i drift kan det bli tatt beslutninger som medfører endringer i kontoplan.  Spesifisering av budsjettrammer kan også føre til behov for justeringer i kontoplanen.

Det skal defineres administrative grupper i Visma. Dette er summer/sumnivåer som er definert i systemet for de ulike kontodimensjonene og som blant annet kan benyttes til spørringer og rapporter. Arbeidet med å bygge  «summer» i systemet og felles rapporter starter i januar.  Kontoplanen blir oppdatert når sumnivåer for de ulike kontodimensjonene er bygd, og ellers ved behov.

Spørsmål om kontoplanen kan rettes til bente.steinbakke@innlandetfylke.no og unni.lystad@innlandetfylke.no

Status/framdrift
Nyhetsbrev uke 51 (et utdrag – full versjon i vedlegg nedenfor)

Registrert kompetanse i Visma

Den ansattes registrerte kompetanse i Visma er ikke konvertert over til Innlandet fylkeskommune. Dette er en tjeneste Visma ikke leverer, og ifølge Visma ikke er mulig, da kompetansemodulen ikke brukes likt av kommuner/fylkeskommuner (ikke standard oppsett).
De som har registrert sin kompetanse i Visma og som ønsker å få den «overført» til Innlandet fylkeskommune må derfor skrive den inn på nytt.

Opplæring

eLæring er en brukervennlig opplæringsmetode i Visma-løsningene. Kursene er nøye utvalgt og utarbeidet av Visma sine konsulenter, som kjenner løsningene godt, samtidig som de kjenner til hvordan du som bruker av systemet jobber. Den totale eLæringspakken inneholder foreløpig 95 kurs for et ubegrenset antall ansatte i din virksomhet. Disse kursene er fordelt på:
• HRM, Innkjøp og Økonomi
• Fagområdene budsjett, regnskap, økonomi, fakturering, rapportering, brukeradministrasjon, HRM, eHandel og fakturabehandling
• Rollene leder, kjerne-/superbruker og ansatt

Link til løsningen er:

https://innlandetfylke.elaring.visma.no

For å logge inn brukes samme passord som på (Community, Expense eller Autopay).

Visma – Meg selv – Oppdatering av personalopplysninger

Ansatte bør, etter reglene i GDPR, med jevne mellomrom bekrefte personopplysninger som er registrert i HRM. Når ansatte logger seg på HRM web – Meg selv første gang, vil det komme opp et skjermbilde for å bekrefte, eventuelt redigere personopplysninger.
Dette skjermbildet vil komme opp hver 6 måned (om ikke annet tidsintervall blir bestemt).

Bestillingsreferanse = Ansattnummer

For bestilling av varer og tjenester skal bestillingsreferansen oppgis. Bestillingsreferansen din i Innlandet fylkeskommune er den samme som ansattnummer.

Ny fylkeskommune = ny fakturaadresse

Innlandet fylkeskommune har fra 1. januar 2020 ny fakturaadresse:

Innlandet fylkeskommune krever elektronisk faktura levert i EHF-format til nytt organisasjonsnummer.
ELMA: 920717152 (elektronisk mottakeradresseregister)

For andre henvendelser benyttes:

Innlandet fylkeskommune
Fakturamottak
Postboks 4043 Bedriftssenteret
2306 Hamar

E-post: fakturamottak@innlandetfylke.no

Styringsgruppe

Åge Solheim (leder), økonomisjef (OF
Terje Selnes, personal- og organisasjonssjef (HFK)
Ottar Persen, regnskapssjef (HFK)
Petter Kolstad, prosjektleder Visma InSchool og IT-infrastruktur og basisapplikasjoner (OFK)
Øystein Windingstad, IKT-leder (OFK)
Marit Juvem, tillitsvalgt (OFK)

Prosjektgruppe

Trygve Bjerke, prosjektleder (HFK)
Bente Steinbakke, ass. prosjektleder (OFK)
Unni Lystad, arbeidsgruppeleder økonomi (HFK)
Anne Cathrine Nielsen, arbeidsgruppeleder HRM (OFK)
Odd Grønbakken, arbeidsgruppeleder brukeradministrasjon (HFK)
Ole Kristian Brovold, arbeidsgruppeleder e-handel (OFK)
Yngve Nordseng, IKT (HFK)
Line Ramdahl, arbeidsgruppeleder organisasjonsstruktur (HFK)

Saker om samme tema: